Hoe bereken je als bedrijf de kosten van downtime?

De kosten van downtime zijn een belangrijk maar vaak onderbelicht aspect van bedrijfsrisicomanagement. Om de kosten van downtime te berekenen, vermenigvuldig je de duur van de uitval met de kosten per tijdseenheid. Deze kosten omvatten zowel directe verliezen (zoals omzetderving en personeelskosten) als indirecte kosten (reputatieschade en klantverlies). Voor een nauwkeurige berekening moet je de gemiddelde omzet per uur, personeelskosten, herstelkosten en langetermijneffecten meenemen. Door deze kosten duidelijk in kaart te brengen, kun je betere beslissingen nemen over investeringen in data recovery en continuïteitsoplossingen.

Wat verstaan we onder downtime en waarom is het belangrijk?

Downtime is de periode waarin bedrijfssystemen, -diensten of -processen niet beschikbaar zijn voor gebruikers en klanten. We onderscheiden twee soorten: geplande downtime (voor onderhoud of updates) en ongeplande downtime (door storingen, cyberaanvallen of calamiteiten). Met name deze laatste categorie vormt een aanzienlijk risico.

Het berekenen van downtime-kosten is belangrijk om drie redenen:

• Het biedt een duidelijk beeld van de financiële impact van mogelijke uitval
• Het helpt bij het bepalen van de juiste investeringsniveaus in cyber recovery en preventie
• Het stelt je in staat om de maximaal aanvaardbare uitvaltijd (RTO – Recovery Time Objective) voor verschillende systemen te bepalen

Door de kosten van downtime in kaart te brengen, kan je systematisch bepalen welke bedrijfsprocessen het meest kritiek zijn en prioriteit moeten krijgen bij continuïteitsplanning. Dit is niet alleen een technische kwestie, maar heeft directe invloed op bedrijfsresultaten.

Welke directe kosten ontstaan bij downtime?

Bij een IT-uitval of cyberincident zijn er verschillende directe kosten die onmiddellijk zichtbaar worden en relatief eenvoudig te kwantificeren zijn. Deze directe downtime-kosten vormen vaak het meest concrete deel van de totale impact.

De belangrijkste directe kostenposten zijn:

• Omzetverlies: Directe inkomsten die je misloopt doordat verkoopsystemen, webshops of dienstverlening niet beschikbaar zijn
• Personeelskosten: Salarissen die je blijft betalen terwijl medewerkers niet productief kunnen werken
• Herstelkosten: IT-personeel, externe consultants of specialisten die worden ingezet om de storing te verhelpen
• Vervangingskosten: Materiële en immateriële bedrijfsmiddelen die moeten worden vervangen of hersteld
• Contractuele boetes: Kosten door het niet nakomen van SLA’s of andere zakelijke overeenkomsten

Deze directe kosten zijn vaak het uitgangspunt bij een downtime-berekening. Ze zijn relatief makkelijk te kwantificeren en vormen een belangrijk argument voor investeringen in preventieve maatregelen en hersteloplossingen. Zeker voor organisaties in de financiële sector of e-commerce kunnen deze directe kosten al snel oplopen tot duizenden euro’s per minuut.

Hoe bereken je de indirecte kosten van een IT-uitval?

Indirecte kosten zijn moeilijker te berekenen maar hebben vaak een grotere langetermijnimpact dan directe kosten. Deze kosten manifesteren zich niet onmiddellijk maar kunnen maanden of zelfs jaren later doorwerken.

De belangrijkste indirecte kostenposten zijn:

• Reputatieschade: Het verlies van vertrouwen bij klanten, partners en aandeelhouders
• Klantverlies: Klanten die door de verstoring overstappen naar concurrenten
• Gemiste kansen: Nieuwe business die je misloopt door de focus op herstel
• Juridische nasleep: Kosten van juridische procedures en claims
• Hogere verzekeringspremies: Stijgende kosten voor cyberverzekeringen na een incident

Om deze indirecte kosten te berekenen kun je deze methodes gebruiken:

• Klantlevenswaardeberekening: Bereken de gemiddelde levensduurwaarde van een klant en vermenigvuldig dit met het geschatte aantal klanten dat je verliest
• Beoordelingsverandering: Analyseer de impact op klanttevredenheid via NPS of andere metrics
• Historische vergelijking: Kijk naar vergelijkbare incidenten binnen je branche en hun langetermijneffect

Hoewel deze indirecte kosten moeilijker te kwantificeren zijn, moeten ze wel worden meegenomen in je risicoanalyse. Vaak zijn het juist deze kosten die de grootste financiële impact hebben, vooral voor bedrijven waarbij vertrouwen een belangrijke rol speelt.

Welke formule kun je gebruiken om downtime kosten te berekenen?

Voor een betrouwbare berekening van downtimekosten kun je deze basisformule gebruiken:

Totale downtime kosten = (Duur van de downtime) x (Kosten per tijdseenheid)

Waarbij de kosten per tijdseenheid bestaan uit:

• Omzetverlies per uur = (Jaaromzet ÷ werkuren per jaar) x impact percentage
• Productiviteitsverlies per uur = (Aantal betrokken medewerkers x gemiddeld uurtarief) x productiviteitsimpact
• Herstelkosten per uur = Kosten IT-personeel + kosten externe hulp
• Indirecte kosten (zoals hierboven beschreven)

Voor een praktische berekening volg je deze stappen:

1. Bepaal je gemiddelde uuromzet (jaaromzet gedeeld door werkuren)
2. Schat het percentage van je omzet dat direct getroffen wordt
3. Bereken het aantal medewerkers dat getroffen wordt en hun gemiddelde uurtarief
4. Schat het productiviteitsverlies percentage (vaak tussen 50-100%)
5. Bereken de herstelkosten per uur
6. Voeg een inschatting van indirecte kosten toe

Voor een middelgroot bedrijf kan dit bijvoorbeeld zijn: €10.000 uuromzet x 60% impact + (100 medewerkers x €40 uurloon x 70% productiviteitsverlies) + €2.000 herstelkosten per uur = €14.800 per uur downtime.

Hoe verschilt de impact van downtime per bedrijfssector?

De financiële impact van downtime verschilt sterk per sector. Elke bedrijfstak heeft eigen kenmerken die de gevolgen van uitval bepalen. Hier zijn de belangrijkste verschillen per sector:

Financiële sector:

• Zeer hoge directe kosten door transactievolumes
• Strenge regelgeving (DORA, NIS2) die hogere boetes met zich meebrengt
• Reputatieschade weegt zwaarder door belang van vertrouwen
• Typische kostenrange: €5.000-€30.000 per minuut

Gezondheidszorg:

• Directe impact op patiëntveiligheid
• Complexe herstelprocessen door strikte validatie-eisen
• Juridische aansprakelijkheid bij impact op patiëntenzorg
• Typische kostenrange: €3.000-€15.000 per minuut

Overheid:

• Maatschappelijke impact en verstoring van publieke diensten
• Politieke consequenties en publieke verantwoording
• Complexe ketenafhankelijkheden
• Typische kostenrange: €1.000-€10.000 per minuut

Industrie:

• Productieverliezen en stilstand van machines
• Verstoring van supply chains
• Hogere opstartkosten na langere uitval
• Typische kostenrange: €2.000-€20.000 per minuut

Voor een accurate berekening is het belangrijk rekening te houden met deze sectorspecifieke factoren. De impact van downtime is niet alleen afhankelijk van je omvang, maar vooral van het type bedrijfsprocessen en de kritiekheid daarvan.

Hoe maak je een business case voor investering in continuïteitsoplossingen?

Met een goede berekening van downtimekosten kun je een overtuigende business case maken voor investeringen in continuïteitsoplossingen en cyber recovery. Volg deze stappen:

1. Kwantificeer het risico: Bereken je huidige downtimekosten per uur en vermenigvuldig dit met de geschatte jaarlijkse uitvalduur
2. Definieer mogelijke oplossingen: Onderzoek preventieve maatregelen en hersteloplossingen die passen bij je risiconiveau
3. Bereken de kosten van deze oplossingen: Inclusief aanschaf, implementatie, beheer en onderhoud
4. Bepaal de risicovermindering: Schat hoeveel downtime je kunt voorkomen of verkorten met deze oplossingen
5. Bereken ROI en terugverdientijd: Deel de besparing (vermeden downtime x kosten per uur) door de investering

Een effectieve business case bevat deze elementen:

• Huidige risico’s en kosten bij ongewijzigd beleid
• Voorgestelde oplossingen met implementatieplanning
• Verwachte kostenbesparing en risicoreductie
• Terugverdientijd en ROI-berekening
• Kwalitatieve voordelen zoals verbeterde compliance en klanttevredenheid

Een goed onderbouwde business case toont aan dat investeringen in continuïteitsoplossingen geen kostenpost zijn, maar een verzekering tegen potentieel veel grotere verliezen. Bovendien bieden ze vaak concurrentievoordelen door verhoogde betrouwbaarheid en compliance.

Wat leren we van deze downtime berekeningen?

De belangrijkste lessen die we kunnen trekken uit downtime berekeningen zijn:

• De totale kosten van downtime zijn vrijwel altijd hoger dan initieel ingeschat, vooral wanneer indirecte kosten worden meegerekend
• Preventie is doorgaans kosteneffectiever dan herstel, maar een balans tussen beide is essentieel
• De impact verschilt sterk per sector en organisatietype, waardoor een op maat gemaakte benadering noodzakelijk is
• Het verkorten van de hersteltijd (RTO) levert vaak meer waarde op dan uitsluitend focussen op preventie

Voor een effectieve aanpak raden we aan:

1. Regelmatig je downtime kosten te herberekenen, vooral na organisatorische veranderingen
2. Verschillende scenario’s door te rekenen (korte uitval vs. langdurige uitval)
3. Recovery-oplossingen te testen en te valideren om zeker te zijn van de hersteltijd
4. Een holistisch continuïteitsplan te ontwikkelen dat zowel preventie als herstel omvat

Bij E-Storage helpen we dagelijks organisaties met het minimaliseren van downtime door effectieve backup- en recoveryoplossingen. Onze Backup en data recovery as a Service zorgt ervoor dat je kernprocessen snel en betrouwbaar hersteld kunnen worden na een incident. Door automated recovery testing weet je precies hoe lang herstel duurt en kun je voldoen aan regelgeving zoals DORA en NIS2.

Door het berekenen van downtime kosten te koppelen aan concrete maatregelen, kun je als organisatie weloverwogen beslissingen nemen over je continuïteitsstrategie en zo de weerbaarheid van je bedrijfskritische systemen vergroten.

Meer weten? Neem vandaag contact op met ons