Wanneer is een pay-as-you-grow model voordeliger dan vaste abonnementen?

Een pay-as-you-grow model is voordeliger dan vaste abonnementen wanneer je bedrijf te maken heeft met onvoorspelbare datagroei, seizoensgebonden activiteiten of wanneer je een flexibele kostenstructuur nodig hebt. Dit prijsmodel stelt je in staat om alleen te betalen voor wat je daadwerkelijk gebruikt, zonder vast te zitten aan overcapaciteit. Vooral bij data recovery en cyber security oplossingen biedt deze benadering financiële flexibiliteit die perfect aansluit bij veranderende zakelijke behoeften, en helpt het je om kapitaaluitgaven te minimaliseren terwijl je toch toegang hebt tot geavanceerde beveiligings- en herstelcapaciteiten.

Wat is een pay-as-you-grow model precies?

Een pay-as-you-grow model is een flexibel prijsmodel waarbij je alleen betaalt voor de capaciteit of diensten die je daadwerkelijk gebruikt, met de mogelijkheid om op te schalen wanneer nodig. In tegenstelling tot traditionele abonnementen, waar je vooraf een vaste capaciteit koopt (vaak meer dan je initieel nodig hebt), groeit bij pay-as-you-grow je betaling mee met je gebruik.

Bij dataopslag en cyber recovery oplossingen werkt dit model bijzonder effectief. Je begint met een basisniveau aan opslagruimte of bescherming, en naarmate je databehoefte groeit, schaalt de dienst mee – zonder dat je hoeft te investeren in grote upgrades of nieuwe systemen. De groei gebeurt geleidelijk en je betaalt alleen voor wat je op dat moment gebruikt.

Het fundamentele verschil met traditionele abonnementen is dat je bij die laatste vaak een vast bedrag betaalt voor een vooraf bepaalde capaciteit, ongeacht of je die volledig benut. Dit leidt regelmatig tot situaties waarin je betaalt voor ongebruikte capaciteit (over-provisioning) of juist beperkingen ervaart doordat je abonnement niet meegroeit met je behoeften.

In de praktijk betekent pay-as-you-grow ook dat je geen grote voorinvesteringen hoeft te doen, wat je cashflow verbetert en kapitaal vrijmaakt voor andere bedrijfsprocessen. Dit model transformeert IT-uitgaven van kapitaalintensieve investeringen (CapEx) naar operationele kosten (OpEx), wat voor veel financiële afdelingen aantrekkelijk is.

Wanneer bespaar je met een pay-as-you-grow model?

Een pay-as-you-grow model levert significante besparingen op in specifieke bedrijfssituaties. Allereerst is dit model ideaal bij onvoorspelbare groeipatronen. Wanneer je niet precies kunt voorspellen hoe snel je dataopslag zal groeien, voorkom je met pay-as-you-grow dat je te veel betaalt voor ongebruikte capaciteit of dat je plotseling dure upgrades moet doorvoeren.

Bij seizoensgebonden activiteiten biedt dit model enorme voordelen. Denk aan een webshop die tijdens feestdagen veel meer data genereert en verwerkt dan in rustige periodes. Met pay-as-you-grow betaal je alleen voor de extra capaciteit wanneer je die nodig hebt, in plaats van het hele jaar door te betalen voor piekcapaciteit.

Startende bedrijven en nieuwe projecten profiteren ook van dit model. Je kunt beginnen met minimale kosten en vervolgens opschalen naarmate je groeit, zonder dat je vooraf hoeft te investeren in capaciteit die je misschien pas maanden of jaren later nodig hebt. Dit verlaagt de drempel om te investeren in essentiële data recovery oplossingen.

Concrete besparingen zie je ook bij projecten met een onzekere levensduur. Bij vaste abonnementen zit je vaak vast aan langlopende contracten, terwijl je met een flexibel model gemakkelijker kunt afschalen of stoppen als een project eindigt, waardoor je geen onnodige kosten maakt.

Tenslotte biedt pay-as-you-grow voordelen bij het testen en implementeren van nieuwe technologieën. Je kunt kleinschalig beginnen om een oplossing te evalueren, voordat je je volledig committeert aan een grote implementatie.

Welke organisaties hebben meer baat bij flexibele prijsmodellen?

Bepaalde organisatietypes halen disproportioneel veel voordeel uit flexibele pay-as-you-grow prijsmodellen. In de financiële sector profiteren vooral fintechs en innovatieve afdelingen binnen traditionele banken van deze flexibiliteit. Hun data-intensieve operaties, zoals transactieanalyses en fraud detection, kennen vaak grillige groeipatronen die slecht passen bij vaste capaciteitsafspraken.

In de zorgsector zien we dat ziekenhuizen en medische onderzoeksinstellingen steeds vaker kiezen voor flexibele modellen. De explosieve groei in medische beeldvorming en patiëntgegevens, gecombineerd met strenge compliance-eisen, maken een model waarbij je precies kunt meegroeien met je behoeften ideaal.

Overheidsinstanties hebben vaak te maken met fluctuerende projectbudgetten en wisselende politieke prioriteiten. Een pay-as-you-grow model stelt hen in staat om mee te bewegen met deze veranderingen, zonder langdurige financiële verplichtingen aan te gaan die mogelijk niet passen bij toekomstige budgetveranderingen.

In de industriële sector zien we dat bedrijven met seizoensgebonden productiepieken of onregelmatige R&D-cycli veel voordeel halen uit flexibele prijsmodellen. Zij kunnen hun data-infrastructuur laten meebewegen met hun bedrijfsactiviteiten.

Ook organisaties die snel groeien of krimpen, zoals scale-ups en bedrijven in volatiele markten, hebben baat bij dit model. Het stelt hen in staat om hun IT-uitgaven direct te koppelen aan hun bedrijfsomvang en activiteitenniveau.

Hoe bereken je je potentiële besparing met pay-as-you-grow?

Om je potentiële besparingen met een pay-as-you-grow model te berekenen, begin je met het analyseren van je datagroeipatroon. Verzamel gegevens over je huidige datagebruik en identificeer patronen: Is er sprake van gestage groei, seizoensfluctuaties of onvoorspelbare pieken?

Stel vervolgens twee scenario’s op: één voor een vast abonnement en één voor een pay-as-you-grow model. Voor het vaste abonnement bereken je wat je moet betalen om de maximale capaciteit te dekken die je verwacht nodig te hebben binnen de contractperiode. Voor pay-as-you-grow bereken je wat je maandelijks zou betalen op basis van je daadwerkelijke gebruik.

Belangrijke factoren om in je berekening mee te nemen zijn:

• Initiële implementatiekosten (vaak lager bij pay-as-you-grow)
• Maandelijkse basiskosten (kunnen hoger zijn bij pay-as-you-grow per eenheid)
• Kosten voor ongebruikte capaciteit bij vaste abonnementen
• Flexibiliteitswaarde (de financiële waarde van het kunnen op- en afschalen)
• Vermeden kapitaaluitgaven en de impact daarvan op je cashflow

Een concrete berekeningsmethode is om je verwachte datagroei voor de komende 3 jaar in kaart te brengen. Bereken wat je in een vast model zou betalen (meestal gebaseerd op je eindcapaciteit na 3 jaar) versus wat je kwijt zou zijn als je elk kwartaal alleen betaalt voor wat je dat kwartaal nodig hebt.

Houd er rekening mee dat de exacte tarieven per provider verschillen, maar in veel gevallen kun je besparingen tussen 20-40% realiseren, vooral als je databehoeften fluctueren of onzeker zijn.

Wat zijn de verborgen kosten bij beide prijsmodellen?

Beide prijsmodellen hebben niet-transparante kostencomponenten die vaak over het hoofd worden gezien. Bij pay-as-you-grow modellen zijn de eenheidskosten (kosten per GB bijvoorbeeld) meestal hoger dan bij vaste abonnementen. Dit kan leiden tot onverwacht hoge kosten als je gebruik sneller groeit dan voorzien.

Een vaak vergeten kostenpost bij flexibele modellen zijn de kosten voor dataverkeer. Sommige aanbieders rekenen niet alleen voor opslag maar ook voor data-egress (data die je opvraagt). Deze zogenaamde ‘ingress en egress kosten’ kunnen, vooral bij grote data recovery operaties, aanzienlijk oplopen.

Bij vaste abonnementen is de grootste verborgen kostenpost de ongebruikte capaciteit. Bedrijven kopen vaak 30-50% meer capaciteit dan ze daadwerkelijk gebruiken, om toekomstige groei op te vangen. Dit betekent dat je jarenlang betaalt voor iets wat je niet gebruikt.

Overstapkosten zijn een ander aandachtspunt. Bij langlopende vaste contracten kun je te maken krijgen met boetes voor vroegtijdig opzeggen. Bij pay-as-you-grow modellen moet je opletten voor vendor lock-in door proprietaire technologieën die het moeilijk maken om later over te stappen naar een andere aanbieder.

Ook belangrijk zijn de kosten die samenhangen met compliance en beveiliging. Sommige vaste abonnementen bieden een uitgebreider pakket aan beveiligingsmaatregelen, terwijl je bij pay-as-you-grow soms extra moet betalen voor dezelfde bescherming. Bij datalekken of ransomware aanvallen kan dit verschil cruciaal zijn voor de werkelijke kosten.

Hoe kies je het juiste model voor jouw databehoeften?

Het kiezen van het juiste prijsmodel begint met een eerlijke beoordeling van je huidige en toekomstige databehoeften. Stel jezelf de volgende vragen:

• Hoe voorspelbaar is je datagroei voor de komende 3-5 jaar?
• Hoe belangrijk is budgetvoorspelbaarheid voor je organisatie?
• Heeft je bedrijf seizoensgebonden pieken in datagebruik?
• Welke compliance-eisen stelt je branche aan dataopslag en recovery?
• Hoeveel flexibiliteit heb je nodig om snel op te schalen of af te schalen?

Kies voor een vast abonnement als je een stabiele, voorspelbare datagroei hebt en budgetzekerheid belangrijk vindt. Dit werkt goed voor organisaties met een consistente bedrijfsactiviteit en duidelijke langetermijnplannen.

Ga voor een pay-as-you-grow model wanneer je te maken hebt met onvoorspelbare groei, seizoenspieken, of als je een startup bent die snel kan expanderen. Ook organisaties die de overstap maken naar de cloud of die nieuwe digitale diensten ontwikkelen, profiteren van deze flexibiliteit.

Een hybride aanpak is vaak de slimste keuze: gebruik een vast abonnement voor je basisbehoefte aan dataopslag en -bescherming, en combineer dit met pay-as-you-grow capaciteit voor pieken en projecten. Zo combineer je het beste van beide werelden: kostenefficiëntie voor je kernbehoeften en flexibiliteit voor het onvoorspelbare.

Bij het evalueren van aanbieders, let niet alleen op het prijsmodel maar ook op hun expertise in data recovery en cyber security. De beste oplossing is er een die niet alleen financieel voordelig is, maar ook zorgt dat je data veilig is en snel hersteld kan worden bij incidenten.

Bij e-storage begrijpen we dat elke organisatie unieke databehoeften heeft. We helpen je graag om de juiste balans te vinden tussen flexibiliteit en kostenefficiëntie, met oplossingen die meegroeien met jouw behoeften.

Meer weten? Neem vandaag contact op met ons