Wat zijn de kosten van een backup and recovery as a service oplossing?

June 23, 2025

De kosten van een Backup and Recovery as a Service (BaaS) oplossing variëren doorgaans tussen €5 en €50 per gebruiker per maand, afhankelijk van diverse factoren. Voor grotere organisaties met complexe IT-omgevingen kunnen de kosten aanzienlijk hoger liggen en worden deze vaak berekend op basis van de hoeveelheid opgeslagen data of het aantal beschermde systemen. De belangrijkste kostenbepalende factoren zijn datavolume, retentieperiode, vereiste hersteltijden, compliance-eisen en het gewenste serviceniveau. Veel aanbieders werken met een pay-as-you-go model of abonnementsstructuur, waardoor organisaties hun uitgaven kunnen schalen op basis van hun specifieke behoeften.

Wat houdt backup and recovery as a service precies in?

Backup and Recovery as a Service (BaaS) is een volledig beheerde oplossing waarbij een externe dienstverlener verantwoordelijk is voor het maken, beheren en herstellen van backups van jouw bedrijfsdata en systemen. In plaats van zelf te investeren in hardware, software en expertise, neem je deze functionaliteit af als dienst.

De dienst omvat doorgaans het regelmatig maken van kopieën van kritieke data, veilige opslag in geografisch verspreide datacenters, en het bieden van herstelcapaciteit wanneer nodig. Moderne BaaS-oplossingen bevatten vaak geavanceerde functies zoals automatische verificatie van backups, ransomware-detectie, en geautomatiseerde hersteltests.

Organisaties kiezen voor BaaS vanwege verschillende redenen:

Lagere initiële investeringskosten (CapEx wordt OpEx)
Minder behoefte aan gespecialiseerd IT-personeel
Schaalbare capaciteit die meegroeit met jouw behoeften
Toegang tot geavanceerde beveiligingstechnologieën
Aantoonbare compliance met wet- en regelgeving zoals DORA, NIS2 en AVG
24/7 monitoring en ondersteuning

Anders dan traditionele backup-oplossingen biedt BaaS niet alleen bescherming tegen dataverlies, maar ook tegen cyberdreigingen zoals ransomware, met functionaliteit voor cyber recovery die zorgt dat je bedrijf snel kan herstellen na een incident.

Welke factoren beïnvloeden de kosten van een BaaS-oplossing?

De prijsstelling van een Backup and Recovery as a Service oplossing wordt bepaald door verschillende factoren die direct samenhangen met de omvang en complexiteit van jouw IT-omgeving. Hieronder vind je de belangrijkste kostendrijvers:

Datavolume – Het volume aan data dat moet worden beschermd is vaak de primaire kostendriver. De prijs stijgt naarmate de hoeveelheid data toeneemt, hoewel veel providers kostenefficiëntie bieden door deduplicatie en compressietechnieken die opslagkosten kunnen verlagen tot wel 85%.

Retentieperiode – Hoe langer je data moet worden bewaard, hoe hoger de kosten. Sommige sectoren, zoals financiële dienstverlening en gezondheidszorg, vereisen langere bewaartermijnen om aan compliance-eisen te voldoen. Verschillende retentieniveaus (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks) hebben elk hun eigen prijsimpact.

Recovery-snelheid – Snellere hersteltijden (Recovery Time Objectives – RTO’s) vereisen meer geavanceerde infrastructuur en hogere beschikbaarheid, wat de kosten opdrijft. Kritieke systemen met minimale downtime-tolerantie hebben duurdere recovery-opties nodig dan systemen die minder tijdkritisch zijn.

Compliance-eisen – Sectoren met strenge regelgeving zoals DORA voor financiële instellingen of NIS2 voor vitale infrastructuur vereisen extra beveiligingsmaatregelen, audittrails en rapportages die de kosten verhogen. Demonstreerbare recovery-testen zijn vaak verplicht om aan deze regels te voldoen.

Service en ondersteuningsniveau – De mate van ondersteuning, van basis (alleen tijdens kantooruren) tot premium (24/7 met gegarandeerde reactietijden), heeft directe invloed op de prijsstelling. Ook het niveau van expertise en begeleiding bij implementatie en na een incident beïnvloedt de totaalprijs.

Daarnaast spelen factoren zoals de hybride complexiteit van je omgeving (on-premise, cloud, multi-cloud), de frequentie van backups, en de mate van automatisering een rol bij het bepalen van de uiteindelijke kosten.

Hoe zien de prijsmodellen voor backup and recovery services eruit?

Voor backup and recovery services worden verschillende prijsmodellen gehanteerd, elk met eigen voor- en nadelen. De keuze hangt af van jouw specifieke bedrijfssituatie en voorkeuren.

Pay-as-you-go model wordt gekenmerkt door flexibiliteit, waarbij je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Dit model werkt goed voor organisaties met fluctuerende datavolumes of die nog niet precies weten hoeveel capaciteit ze nodig hebben. Voordelen zijn geen grote voorinvestering en gemakkelijk op- en afschalen, maar de kosten kunnen minder voorspelbaar zijn.

Abonnementsmodel biedt een vaste maandelijkse of jaarlijkse vergoeding voor een bepaald serviceniveau. Dit geeft budgetzekerheid en is vaak voordeliger bij consistent gebruik. Er zijn meestal verschillende niveaus (basic, standard, premium) met oplopende functionaliteit. Dit model past goed bij organisaties die voorspelbare IT-budgetten prefereren.

Capaciteitsgebaseerde prijsstelling baseert de kosten op de hoeveelheid data die je beschermt. Dit kan worden berekend op basis van:

Front-end capaciteit (hoeveel data je aanlevert voor backup)
Back-end capaciteit (hoeveel opslag na deduplicatie en compressie)
Per gebruiker of per apparaat (vooral populair bij endpoint protection)

Tiered pricing combineert verschillende elementen waarbij de kosten per eenheid dalen naarmate het volume toeneemt. Bijvoorbeeld: de eerste 10TB tegen €X per TB, de volgende 40TB tegen €Y per TB, enzovoort. Dit model beloont schaalgrootte.

Voor grote organisaties met complexe omgevingen wordt vaak een hybride prijsmodel toegepast, waarbij verschillende componenten apart worden geprijsd. Bijvoorbeeld een basisabonnement voor standaard workloads, plus capaciteitsgebaseerde kosten voor specifieke databronnen met unieke eisen.

De beste optie hangt af van je specifieke situatie. Organisaties met stabiele, voorspelbare datagroei profiteren vaak van abonnementsmodellen, terwijl bedrijven met wisselende behoeften beter af kunnen zijn met pay-as-you-go.

Wat zijn de verborgen kosten bij backup and recovery oplossingen?

Bij het budgetteren voor een backup and recovery oplossing zijn er verschillende kosten die gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Deze verborgen kosten kunnen een significante impact hebben op je totale investering:

Implementatiekosten – De initiële setup kan aanzienlijk zijn, vooral in complexe IT-omgevingen. Denk aan kosten voor integratie met bestaande systemen, migratie van historische data, en aanpassingen aan bestaande infrastructuur. Sommige providers rekenen eenmalige implementatiekosten, terwijl anderen deze verwerken in het abonnement.

Trainingskosten – Jouw team moet leren werken met de nieuwe oplossing. Dit kan formele training vereisen, maar ook tijd kosten die anders aan andere projecten zou worden besteed. Hoewel managed services de behoefte aan diepe technische kennis verminderen, blijft basistraining noodzakelijk.

Netwerkbandbreedte – Het transporteren van grote hoeveelheden data naar externe opslaglocaties kan extra bandbreedte vereisen. Dit is vooral relevant als je bestaande internetverbinding al zwaar belast is. In sommige gevallen zijn netwerkupgrades nodig om efficiënte backups mogelijk te maken.

Data herstelkosten – Sommige providers rekenen extra voor het terughalen van data, vooral bij grote restores. Deze kosten kunnen oplopen bij een groot incident waarbij veel data moet worden hersteld. Let op ‘egress fees’ die in rekening worden gebracht wanneer je data uit de cloud terughaalt.

Integratie met legacy systemen – Oudere systemen of specialistische applicaties kunnen aangepaste connectoren of scripts nodig hebben om correct te worden geback-upt. Dit kan extra ontwikkelingswerk vereisen dat niet in de standaardprijzen is inbegrepen.

De werkelijke kostprijs van downtime blijft vaak de grootste verborgen kostenpost. Als een BaaS-oplossing niet aan je recovery-eisen voldoet, kan dit leiden tot:

Verloren productiviteit van medewerkers
Gemiste omzet tijdens uitval
Reputatieschade bij klanten
Juridische en compliance-gerelateerde consequenties

Bij het evalueren van aanbieders is het daarom belangrijk om naar de totale kosten te kijken, inclusief deze minder zichtbare elementen, en niet alleen naar de geadverteerde prijzen.

Hoeveel bespaar je met BaaS vergeleken met on-premise oplossingen?

Bij het vergelijken van Backup as a Service (BaaS) met traditionele on-premise backup-oplossingen zie je significante kostenverschillen. Gemiddeld genomen kun je met BaaS 30-50% besparen op je totale kosten over een periode van drie jaar, al varieert dit per organisatie.

Met on-premise backup-oplossingen investeer je in:

Hardware – servers, storage-arrays en tape-libraries die elke 3-5 jaar vervangen moeten worden
Software – licenties, vaak met jaarlijkse onderhoudskosten van 20-25% van de aanschafprijs
Redundante systemen – duplicatie van hardware op verschillende locaties voor disaster recovery
Datacenterkosten – stroom, koeling, rackruimte en faciliteiten
IT-personeel – specialisten die de systemen configureren, monitoren en onderhouden

Met BaaS verschuift dit kostenmodel naar:

Voorspelbare operationele uitgaven (OpEx) in plaats van grote kapitaalinvesteringen (CapEx)
Geen verborgen kosten voor onderhoud, upgrades of vervanging
Verminderde behoefte aan gespecialiseerd IT-personeel voor backup-beheer
Geen datacenterkosten voor backup-infrastructuur

De grootste besparingen zie je vaak op het gebied van personeel. Een typische on-premise backup-omgeving vereist 1-2 FTE’s voor beheer, terwijl BaaS deze behoefte significant vermindert. Met de huidige schaarste aan IT-specialisten is dit een belangrijke overweging.

Daarnaast biedt BaaS schaalvoordelen. Waar je bij on-premise vaak moet investeren in capaciteit die je pas over tijd zult benutten, betaal je bij BaaS alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Dit vermijdt overprovisioning, wat volgens onderzoek bij traditionele systemen vaak oploopt tot 30-40% van de capaciteit.

Voor snelgroeiende organisaties biedt BaaS het extra voordeel van eenvoudige schaalbaarheid zonder de noodzaak voor grote, stapsgewijze investeringen wanneer capaciteitsgrenzen worden bereikt.

Hoe bereken je de ROI van een backup and recovery service?

Het berekenen van de Return on Investment (ROI) voor een backup and recovery service vereist dat je zowel de directe kosten als de risico-gerelateerde besparingen meeneemt. Hieronder vind je een stapsgewijze benadering om dit te berekenen:

Stap 1: Identificeer de totale kosten (TCO)

Directe abonnementskosten voor de BaaS-oplossing
Implementatie- en integratiekosten
Training en change management
Eventuele netwerkupgrades
Interne beheerskosten (zelfs met managed services blijft er enig intern toezicht nodig)

Stap 2: Bereken risicovermindering en kostenbesparingen

Verminderde downtime-kosten: bereken de kosten van een uur uitval voor je organisatie en vermenigvuldig dit met de verwachte verbetering in hersteltijd
Vermeden boetes voor non-compliance: wat zou het kosten als je niet aan DORA, NIS2 of AVG-regelgeving voldoet?
Besparing op IT-personeel: hoeveel uur besteedt je team nu aan backup-beheer?
Vermeden hardware- en softwarekosten: wat zou je anders uitgeven aan eigen backup-infrastructuur?
Reductie in datacenterkosten (ruimte, energie, koeling)

Stap 3: Bereken de waarde van risicoreductie

Een vaak vergeten aspect is het verminderde risico op dataverlies of ransomware. Bereken dit door:

De kans op een datalek of ransomware-incident (branchestatistieken geven hier inzicht)
De gemiddelde kosten van zo’n incident voor een vergelijkbare organisatie
De mate waarin de nieuwe oplossing dit risico vermindert

Stap 4: Bereken de ROI-formule

ROI = (Totale baten – Totale kosten) / Totale kosten × 100%

Voor een realistische ROI-berekening is het belangrijk om naar een periode van 3-5 jaar te kijken, omdat veel voordelen zich pas na verloop van tijd manifesteren. Een goed geïmplementeerde BaaS-oplossing levert typisch een ROI van 150-300% over een driejaarsperiode, afhankelijk van je specifieke situatie.

Vergeet niet om ook de minder kwantificeerbare voordelen mee te nemen in je overwegingen, zoals verbeterde gemoedsrust, betere focus van IT-teams op strategische projecten, en grotere flexibiliteit om op veranderingen in te spelen.

Wat zijn de belangrijkste overwegingen bij het budgetteren voor BaaS?

Bij het opstellen van een budget voor Backup and Recovery as a Service zijn er enkele cruciale overwegingen die je niet mag vergeten:

Groeiprognoses voor data – Plan niet alleen voor de huidige situatie, maar ook voor toekomstige groei. De meeste organisaties zien hun data jaarlijks met 30-60% toenemen. Zorg dat je budgetteert voor deze groei om onverwachte kostenstijgingen te voorkomen. Vraag potentiële providers naar hun schaalbaarheidsopties en bijbehorende prijsmodellen.

Compliance-vereisten en veranderende regelgeving – Nieuwe regelgeving zoals DORA en NIS2 stelt steeds hogere eisen aan cyber resilience en data recovery. Reserveer budget voor verbeteringen die nodig zijn om aan deze eisen te voldoen, inclusief rapportage- en testmogelijkheden.

Verschillende SLA-niveaus voor verschillende workloads – Niet alle data is even kritiek. Overweeg een gelaagde benadering waarbij je premium recovery-opties reserveert voor je meest kritieke systemen, en standaard opties voor minder tijdgevoelige workloads. Dit kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren.

Hybride en multi-cloud strategieën – Als je organisatie werkt met een mix van on-premise, private cloud en public cloud omgevingen, heb je een oplossing nodig die deze hybride realiteit ondersteunt. Dit kan impact hebben op je budget, maar voorkomt de noodzaak voor meerdere losstaande backup-oplossingen.

Budget voor tests en validatie – Reserveer middelen voor regelmatige recovery-tests. Deze zijn niet alleen nodig voor compliance, maar geven ook zekerheid dat je daadwerkelijk kunt herstellen als dat nodig is. Automatisering van deze tests kan op termijn kosten besparen.

Contractduur en onderhandelingsruimte – Langere contracten (2-3 jaar) bieden meestal aanzienlijke kortingen, maar beperken je flexibiliteit. Overweeg de balans tussen prijsvoordeel en behoefte aan flexibiliteit. Houd ook rekening met onderhandelingsruimte – veel providers bieden korting bij vooruitbetaling of voor grotere volumes.

Tot slot is het belangrijk een buffer in te bouwen voor onvoorziene omstandigheden. Technologische veranderingen, fusies en overnames, of nieuwe bedrijfsinitiatieven kunnen allemaal leiden tot veranderende backup-behoeften. Een flexibel budget met 10-15% ruimte voor onvoorziene uitgaven zorgt ervoor dat je kunt reageren op veranderende omstandigheden zonder dat kritieke bescherming in gevaar komt.

Conclusie: De werkelijke waarde van een betrouwbare backup and recovery oplossing

Bij het afwegen van de kosten van een backup and recovery oplossing is het belangrijk verder te kijken dan alleen de directe uitgaven. De werkelijke waarde ligt in de bedrijfscontinuïteit en risicoreductie die een betrouwbare oplossing biedt.

Moderne backup and recovery as a service oplossingen bieden een kosteffectieve benadering met voorspelbare uitgaven en minimale voorinvesteringen. Door de verschuiving van CapEx naar OpEx wordt budget vrijgemaakt voor strategische IT-initiatieven, terwijl de operationele lasten voor je IT-team afnemen.

De meest waardevolle aspecten zijn vaak moeilijk in geld uit te drukken: