Waarom biedt Microsoft 365 geen volledige back-up en hoe kan ik mijn data beter beschermen?

De back-up beperkingen van Microsoft 365: wat je moet weten

Microsoft 365 is een krachtige suite voor dagelijkse bedrijfsvoering, maar als het gaat om volledige databescherming, is het belangrijk om te weten wat Microsoft wel én niet voor je regelt. Veel bedrijven gaan er onterecht vanuit dat hun Microsoft 365 data automatisch volledig is beschermd.

In werkelijkheid hanteert Microsoft het ‘shared responsibility model’. Dit betekent dat Microsoft zorgt voor de infrastructuur en beschikbaarheid van de dienst, maar dat jij als gebruiker verantwoordelijk blijft voor je eigen data. Microsoft biedt wel enige bescherming, zoals de recycle bin en retentiebeleid, maar dit is geen volledige Microsoft 365 back-up oplossing.

Het verschil tussen dataretentie en echte back-up is belangrijk. Microsoft’s standaard retentiebeleid bewaart verwijderde items slechts voor beperkte tijd – 30 dagen in de meeste gevallen. Na deze periode zijn je gegevens permanent verwijderd. Een echte back-up daarentegen bewaart historische kopieën van je data, ook na het verstrijken van retentieperiodes, en biedt uitgebreide herstelmogelijkheden.

Wat zijn de risico’s van onvolledige back-up in Microsoft 365?

Wanneer je alleen vertrouwt op de ingebouwde beschermingsmaatregelen van Microsoft 365, loop je tegen verschillende risico’s aan. Allereerst zijn er de gevaren van accidentele verwijdering. Als een medewerker per ongeluk belangrijke e-mails of documenten verwijdert en dit pas na de retentieperiode ontdekt, zijn deze gegevens permanent verloren zonder aanvullende back-up.

Daarnaast vormen cyberaanvallen zoals ransomware een grote bedreiging. Hackers kunnen je Microsoft 365 omgeving infiltreren en data versleutelen of wissen. De standaard Microsoft bescherming biedt hier onvoldoende bescherming tegen. Als je naar je Cyber Recovery Services kijkt, merk je dat een goede back-up strategie essentieel is om snel te kunnen herstellen na een aanval.

Ook compliance-uitdagingen spelen een rol. Veel bedrijven moeten vanwege wet- en regelgeving (zoals GDPR) data voor langere tijd bewaren en kunnen aantonen dat deze gegevens veilig zijn opgeslagen. De standaard Microsoft dataretentie voldoet vaak niet aan deze vereisten, waardoor je risico loopt op boetes en reputatieschade.

Waarom is een aanvullende back-up strategie belangrijk voor je bedrijf?

Een robuuste back-up strategie naast Microsoft 365 is geen luxe maar noodzaak voor bedrijfscontinuïteit. Stel je voor: een belangrijk project waar je team maanden aan heeft gewerkt raakt verloren of ontoegankelijk. Zonder goede back-up betekent dit niet alleen verloren werk, maar ook gemiste deadlines en ontevreden klanten.

Wettelijke verplichtingen spelen ook een grote rol. Verschillende regelgevingen vereisen dat je data voor specifieke periodes bewaart en kunt herstellen wanneer nodig. Een aanvullende back-up helpt je compliant te blijven en voorkomt mogelijke sancties.

De financiële impact van dataverlies is vaak groter dan gedacht. Onderzoek toont aan dat bedrijven gemiddeld duizenden euro’s per uur verliezen tijdens downtime na dataverlies. Een goede cloud back-up oplossing kost een fractie van wat je zou verliezen bij een ernstig data-incident. Denk hierbij niet alleen aan directe kosten, maar ook aan verloren productiviteit, gemiste verkoopkansen en reputatieschade.

De 5 cruciale elementen van een effectieve Microsoft 365 back-up oplossing

Een goede Microsoft 365 back-up oplossing moet aan verschillende eisen voldoen. Allereerst is uitgebreide dekking belangrijk – je wilt alle Microsoft 365 diensten beschermen, van Exchange en SharePoint tot OneDrive en Teams. Veel standaardoplossingen beschermen slechts delen van het Microsoft 365 pakket.

Snelle herstelmogelijkheden zijn onmisbaar. Bij dataverlies wil je niet wachten op een langzaam herstelproces. Een goede back-up oplossing biedt granulaire data recovery mogelijkheden, waarbij je specifieke items kunt terughalen zonder de hele omgeving te herstellen.

Beveiligingsmaatregelen zoals encryptie en toegangscontrole zijn ook belangrijk. Je back-ups moeten veilig zijn opgeslagen, met bescherming tegen ongeautoriseerde toegang en ransomware. Een effectieve zakelijke gegevensbescherming strategie omvat ook regelmatige tests om te verzekeren dat je back-up daadwerkelijk bruikbaar is wanneer nodig.

Automatisering en eenvoudig beheer maken het verschil tussen een werkbare oplossing en een hoofdpijn. Zoek naar oplossingen die automatisch back-ups maken volgens jouw schema en die gemakkelijk te monitoren zijn via een overzichtelijk dashboard.

Tot slot is schaalbaarheid belangrijk – je oplossing moet kunnen meegroeien met je bedrijf en aangepast kunnen worden aan veranderende behoeften en regelgeving.

Hoe implementeer je een aanvullende back-up oplossing naast Microsoft 365?

Het selecteren en implementeren van een aanvullende back-up oplossing begint met een goede inventarisatie. Bepaal eerst welke data het meest kritiek is voor je bedrijfsvoering en welke compliance-eisen van toepassing zijn. Niet alle data is even belangrijk, dus prioriteren helpt je bij het maken van kosteneffectieve keuzes.

Vervolgens is het belangrijk om een oplossing te kiezen die naadloos integreert met Microsoft 365. Een geïntegreerde oplossing vermindert de beheerinspanning en verhoogt de betrouwbaarheid. Let op kenmerken zoals automatische detectie van nieuwe gebruikers, ondersteuning voor alle Microsoft 365 diensten en gebruiksvriendelijkheid.

Bij het implementeren van je back-up strategie zijn er enkele veelgemaakte fouten die je kunt vermijden:

• Te weinig testmomenten inplannen – zonder regelmatige tests weet je niet of je back-up echt werkt
• Vergeten om toegangsrechten goed in te stellen – zorg dat alleen geautoriseerde personen bij back-ups kunnen
• Te korte retentieperiodes instellen – stem deze af op je compliance-eisen

Na implementatie is het belangrijk om je back-up oplossing regelmatig te evalueren en aan te passen aan nieuwe bedreigingen en bedrijfsbehoeften. Data Recovery mogelijkheden moeten periodiek worden getest om zeker te weten dat alles werkt wanneer je het echt nodig hebt.

E-Storage’s oplossingen voor complete Microsoft 365 gegevensbescherming

Bij E-Storage hebben we specifieke back-up oplossingen ontwikkeld die de beperkingen van Microsoft 365 aanvullen. Onze aanpak is gebaseerd op jarenlange ervaring in databescherming en we begrijpen de unieke uitdagingen waar bedrijven mee worstelen.

Wat ons onderscheidt is onze focus op gebruiksgemak en uitgebreide bescherming. Anders dan concurrerende oplossingen beschermen we niet alleen je e-mails, maar ook SharePoint-sites, Teams-conversaties, OneDrive-bestanden en zelfs Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory). Dit biedt een complete bescherming die verder gaat dan wat Microsoft standaard biedt.

Onze oplossingen zijn ontwikkeld met het oog op snelle recovery. We weten dat bij dataverlies elke minuut telt. Daarom bieden we granulaire herstelmogelijkheden waarmee je specifieke items kunt terughalen zonder de hele omgeving te verstoren. Bovendien zijn onze back-ups opgeslagen in beveiligde omgevingen, beschermd tegen ransomware en andere bedreigingen.

We maken Microsoft 365 back-up eenvoudig en betaalbaar, zonder concessies te doen aan kwaliteit of beveiliging. Onze oplossingen zijn schaalbaar, zodat ze met je bedrijf kunnen meegroeien, en we bieden 24/7 ondersteuning voor als je ons nodig hebt.

Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen met het beschermen van je Microsoft 365 omgeving? We denken graag met je mee over een oplossing die past bij jouw specifieke situatie en behoeften.