Steeds meer organisaties maken gebruik van Microsoft 365 om hun productiviteit te verhogen en samen te werken in de cloud. Maar terwijl Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid en beveiliging van zijn platform, blijft een belangrijk aspect vaak onderbelicht: de verantwoordelijkheden die Microsoft bij de gebruiker legt, vooral als het gaat om de herstelbaarheid van data. Begrijpen waar deze verantwoordelijkheden liggen, kan het verschil maken tussen een snelle herstelactie en langdurig dataverlies na een incident.
In deze blogpost lichten we toe hoe het Microsoft 365 Shared Responsibility Model werkt en wat dit betekent voor jouw organisatie.
Wat is het Microsoft 365 Shared Responsibility Model?
Het Shared Responsibility Model verdeelt verantwoordelijkheden tussen Microsoft en de gebruiker. Microsoft neemt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de fysieke infrastructuur, netwerkbeveiliging, en de beschikbaarheid van de clouddiensten. Maar als het gaat om de bescherming, het beheer en het herstel van de data die in Microsoft 365 wordt opgeslagen, ligt de verantwoordelijkheid grotendeels bij jou als gebruiker.
Dit betekent dat jouw organisatie actief moet zorgen voor databeheer, herstelmogelijkheden en compliance.
Welke verantwoordelijkheden legt Microsoft bij jouw organisatie?
Laten we de belangrijkste verantwoordelijkheden van gebruikers in het kader van herstelbaarheid stap voor stap doornemen:
1. Bescherming en herstel van data
Microsoft zorgt voor basisfunctionaliteiten zoals versiegeschiedenis en soft-deletions (bijvoorbeeld de prullenbak in OneDrive en SharePoint). Dit is echter geen volwaardige back-upoplossing. Microsoft geeft zelf aan dat gebruikers verantwoordelijk zijn voor het beschermen en herstellen van hun data.
Concreet betekent dit:
- Je moet zelf een aanvullende back-upoplossing implementeren om data veilig te stellen tegen langdurige uitval, ransomware of menselijke fouten.
- Zonder deze maatregelen loop je het risico dat data die per ongeluk wordt verwijderd of beschadigd, niet meer te herstellen is na de beperkte retentieperiode.
2. Configuratie van retentiebeleid
Microsoft biedt uitgebreide retentie-opties, maar jouw organisatie moet zelf de juiste instellingen configureren om te voldoen aan interne en wettelijke vereisten.
Zorg ervoor dat:
- Retentiebeleid actief is voor e-mails, Teams-gesprekken en SharePoint-documenten.
- De instellingen regelmatig worden gecontroleerd en aangepast aan veranderende eisen.
- Retentiebeleid wordt afgestemd op compliance- en juridische vereisten.
3. Toegangsbeheer en beveiliging
Goed toegangsbeheer is cruciaal om dataverlies te voorkomen. Jouw organisatie is verantwoordelijk voor:
- Het instellen van Multi-Factor Authentication (MFA) voor alle gebruikers.
- Het toepassen van het least privilege-principe, waarbij medewerkers alleen toegang krijgen tot data die ze echt nodig hebben.
- Regelmatige audits van toegangsrechten om kwetsbaarheden te voorkomen.
4. Bescherming tegen ransomware en dataverlies
Ransomware-aanvallen kunnen verwoestend zijn voor organisaties. Microsoft biedt tools zoals Defender en OneDrive’s File Restore-functie, maar het is aan jouw organisatie om deze te activeren en te beheren.
Daarnaast kun je:
- Data Loss Prevention (DLP)-regels instellen om gevoelige informatie te beschermen.
- Periodiek testen hoe effectief de herstelmogelijkheden van je organisatie zijn.
5. Monitoring en auditing
Microsoft biedt uitgebreide auditlogs en monitoringtools via het Security & Compliance Center. Het is jouw verantwoordelijkheid om deze tools te gebruiken om verdachte activiteiten te detecteren en dataverlies te minimaliseren.
Stel bijvoorbeeld:
- Alerts in voor afwijkend gedrag (zoals massale deleties van bestanden).
- Processen op om regelmatig auditlogs te analyseren.
Wat gebeurt er als je deze verantwoordelijkheden negeert?
Het negeren van deze verantwoordelijkheden kan ernstige gevolgen hebben:
- Permanent dataverlies door onvoldoende back-ups of slecht geconfigureerd retentiebeleid.
- Non-compliance met wettelijke eisen, wat kan leiden tot hoge boetes.
- Vertrouwensverlies bij klanten en stakeholders in het geval van een datalek.
Door proactief maatregelen te nemen, kun je de veerkracht en herstelbaarheid van je organisatie aanzienlijk vergroten.
Hoe kun je aan de slag?
- Beoordeel je huidige situatie: Welke data wordt beschermd en hoe? Zijn je retentiebeleid en toegangsrechten goed ingesteld?
- Implementeer een back-upstrategie: Gebruik een externe back-upoplossing om je Microsoft 365-data veilig te stellen.
- Train medewerkers: Zorg dat iedereen begrijpt hoe belangrijk het is om zorgvuldig om te gaan met data.
- Werk samen met experts: Overweeg om een specialist zoals E-Storage in te schakelen om je dataherstelstrategie te optimaliseren.
Conclusie
Microsoft biedt een krachtige en betrouwbare cloudomgeving, maar de verantwoordelijkheid voor databeheer en herstelbaarheid ligt grotendeels bij jou. Door je bewust te zijn van deze gedeelde verantwoordelijkheden en de juiste maatregelen te nemen, kun je je organisatie beschermen tegen dataverlies en zorgen voor een veerkrachtige toekomst.
Heb je hulp nodig bij het verbeteren van je herstelstrategie? Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen!
