De nieuwe archiefwet, wat betekent dat voor jouw organisatie

Door Paul Stoopendaal

In 2024 gaat naar verwachting de nieuwe archiefwet 2021 van kracht. Dit betekent dat archivering aan nieuwe regels is gebonden, hetgeen consequenties kan hebben voor de archivering van overheidsinstanties. Deze wet is een opvolger van de oudere archiefwet uit 1995 die minder rekening hield met elektronische documenten.

Wijzigingen in de nieuwe wet
De wijzigingen in dit nieuwe wetsvoorstel hebben o.a. betrekking op de indeling en terminologie van de wet en het belang van archivering, dit belang zal expliciet worden benoemd. Verder is er sprake van de toevoeging van een risicobenadering voor het beheer van documenten. De nieuwe wet maakt het ook mogelijk om een flexibelere selectieprocedure te hanteren en de overbrengingstermijn wordt verkort van twintig naar tien jaar. Als toevoeging wordt het mogelijk om een ontheffing van de overbrengingsverplichting te verkrijgen. Ook zijn er herzieningen en wel van het openbaarheidsregime en van de inrichting van het rijksarchief. Met ingang van de nieuwe wet wordt het voor overheidsinstanties verplicht om een archivaris te benoemen maar vervalt wel de diploma-eis voor archivarissen. Een laatste belangrijke wetswijziging is een uitbreiding van het toezicht naar overgebracht archief.

Nog meer veranderingen
In de loop van de tijd zijn er ook nog een aantal aanpassingen gedaan in het oorspronkelijk voorstel Archiefwet 2021. Zo worden de beheerregels die overheidsorganen moeten opstellen aangescherpt. Er moet worden omschreven wat het overheidsorgaan daadwerkelijk doet om zijn documenten in duurzaam toegankelijke staat te brengen en te houden. Ook wordt er verduidelijkt wat er wel en niet onder het documentbegrip valt op advies van de Inspectie overheidsinformatie en erfgoed. Een andere aanpassing is dat er duidelijk wordt vastgelegd dat overheidsorganen niet zelf kunnen bepalen dat documenten buiten de wet vallen. In het archiefbesluit zullen criteria worden opgenomen voor blijvend te bewaren documenten. Dat geeft archiefvormers en de samenleving meer duidelijkheid over welke categorieën documenten in ieder geval voor eeuwig bewaard moeten worden. Tot slot zal de Minister van Binnenlandse Zaken wordt toegevoegd als medeondertekenaar van het wetsvoorstel.

Gevolgen
Deze nieuwe archiefwet zal gevolgen hebben met betrekking tot de technische inrichting en het beheer van de digitale archieven. Om met het laatste punt te beginnen: hoe zorg je voor een duurzaam toegankelijk staat van je archieven? Andere vragen die met de nieuwe wet actueel worden zijn: Hoe ga je documenten voor de eeuwigheid bewaarbaar maken tegen acceptabele kosten? En welke invulling geef je aan de gevraagde risicobenadering van je digitale archieven?

Oplossingen
Belangrijke vragen die naar voren kunnen komen na het lezen van deze opsomming van wijzigingen in het wetsvoorstel. En je hebt vast nog meer vraagtekens. E-Storage kan je uitgebreid adviseren over de consequenties van dit wetvoorstel voor jullie archivering. Ook bieden wij onze dienst Archive Vault aan. Een archief oplossing als managed dienst. We geven hiermee invulling aan informatiebeveiliging en voldoen aan alle benodigde wet- en regelgeving (ISO27001, NEN7510, BIO).

Deze blog is samen met IBM tot stand gekomen.

Bronnen

Archiefwet 2021 | Overheid.nl | Wetgevingskalender

Invoering nieuwe Archiefwet mogelijk begin 2024 | Nationaal Archief

Voorstel van wet Archiefwet 2021 met memorie van toelichting | Kamerstuk | Rijksoverheid.nl