Duurzaam toegankelijke archivering niet alleen wenselijk maar in 2024 ook verplicht

Door Paul Stoopendaal

Duurzame toegankelijkheid is het sleutelwoord in de nieuwe archiefwet. Alle overheidsinstanties zijn bij het ingaan van de nieuwe wet verplicht om hun archieven te beheren volgens dit principe. Wat is dat duurzame toegankelijkheid? En hoe kun je dit realiseren?

Duidelijke eisen voor archieven
Informatie is duurzaam toegankelijk als die gedurende de vastgestelde bewaartermijn voldoet aan de DUTO-kenmerken: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. Voor iedereen die daar recht op heeft en voor zo lang als noodzakelijk. Dit stelt dus duidelijk eisen aan het beheer van archieven. Bovendien worden overheidsorganen verplicht om een archivaris aan te stellen en om beheerregels op de stellen die voldoen aan deze wet. Er moet worden omschreven wat men daadwerkelijk doet om zijn documenten in duurzaam toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit omvat ook de technische inrichting en het beheer van de digitale archieven en zijn data infrastructuren.

Impact van de nieuwe archiefwet
Er dienen zich nogal wat vragen aan bij de realisatie van een duurzaam toegankelijk archief. Welke archieven vallen daadwerkelijk onder de wet? Welke bewaartermijnen moeten worden gehanteerd? Welke eisen worden er gesteld aan veiligheid? Hoe zorgen we dat data doorzoekbaar blijven? Hoe blijven kosten beheersbaar bij lange bewaartermijnen? Welke formaten hanteren we bij de opslag van bestanden? Hoe kunnen we de echtheid van een digitaal bestand aantonen? En zo zijn er nog veel meer vragen denkbaar die actueel worden bij het ingaan van de nieuwe archiefwet. Hierover moet helderheid ontstaan, zodat duidelijk wordt welke impact de nieuwe archiefwet heeft voor de organisatie en haar stakeholders.

Realiseren van duurzame toegankelijkheid
Inhoudelijk kennen wij bij E-Storage het wetsvoorstel en de consequenties die het heeft voor digitale archivering goed. En dat niet alleen, wij hebben ook oplossingen voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van archieven. Onze specialisatie is grote complexe archieven met lange bewaartermijnen en natuurlijk kunnen wij onze kennis en kunde ook toepassen op minder complexe archieven. Onze oplossingen zijn zo ingericht dat aan alle DUTO kenmerken kan worden voldaan op kostenefficiënte wijze en binnen een gewenst tijdsperspectief. Wil je meer weten? Neem contact met ons op.

Deze blog is samen met IBM tot stand gekomen.